Как заархивировать файлы для отправки по почте

Что такое архиватор

Архиватор – это такая специальная программа, при помощи которой можно архивировать файлы (папки с файлами) и доставать их из архива. Другими словами, это та программа, которая помогает сжимать файлы, а также упаковывать их для более удобной пересылки по электронной почте.

Сейчас мы проверим, есть ли такая программа на Вашем компьютере. Для этого откройте любую папку, например, «Документы» или «Локальный диск D». Нажмите правой кнопкой по любому файлу или любой папке внутри.

Если в списке среди прочего будет пункт «Добавить в архив» (Add to archive) или пункт «7 Zip», то программа-архиватор на Вашем компьютере имеется. А если ничего похожего Вы не видите, то, скорее всего, на компьютере ее нет.

Насколько уменьшается размер файлов при архивации

А теперь перейдем к практике. Сейчас мы научимся сжимать файлы и папки при помощи программы WinRaR. Если на Вашем компьютере установлена программа 7 Zip, то смело опускайтесь ниже — там информация для Вас. Если же у Вас нет ни того ни другого, то еще ниже

Для начала научимся архивировать файлы и папки. Делается это очень просто. Нажмите правой кнопкой мышки по файлу или папке с файлами. Появится вот такой список.

Как Вы уже догадались, нас интересуют пункты, которые начинаются со слов «Добавить в архив» (Add to).

Нам нужен второй пункт из этой серии. У меня он называется «Добавить в архив “Папка.rar”» (Add to “Папка.rar”). У Вас будет почти такой же пункт, только вместо «Папка.rar» будет написано название Вашего файла (папки) .rar.

Нажмите на этот пункт. Возможно, на некоторое время появится вот такое окошко. Дождитесь, пока оно пропадет.

Вот это и есть тот файл или та папка, которую Вы заархивировали.

А теперь давайте посмотрим, насколько уменьшился размер. Нажмите правую кнопку мышки на файле или на папке, которую Вы сжимали. Из списка выберите пункт «Свойства».

Появится новое окошко. Запомните размер и закройте его.

Теперь нажмите правой кнопкой по новому файлу-архиву и выберите пункт «Свойства».

Скорее всего, его размер будет меньше, чем размер изначального файла (папки).

Но так бывает не всегда. Например, если Вы будете таким образом сжимать фотографии, видео или музыку, размер может остаться прежним или измениться совсем незначительно. Для сжатия фото, музыки и видео используются другие программы, не архиваторы.

А теперь научимся разархивировать, то есть доставать из архивов информацию.

Вообще-то, можно этого и не делать. Попробуйте просто открыть файл-архив. Внутри Вы увидите то, что было заархивировано. И оно совершенно спокойно открывается. Но все-таки это не очень удобно. Поэтому лучше все-таки вытаскивать информацию из архива.

Перед тем, как достать из файла-архива информацию, откройте его.

Откроется необычное окошко. Посмотрите в его середину – там показаны файлы или папки, которые прячутся в архиве. То есть, если мы его разархивируем, то эти файлы (папки) «вылезут» наружу.

Закройте окошко и нажмите правой кнопкой мышки по этому файлу. Нас интересуют два похожих пункта – «Извлечь в текущую папку» (или «Extract Here») и «Извлечь в какое-то название» (или «Extract to какое-то название»).

Если, когда Вы открывали архив, в середине окошка был один файл или одна папка, то нажимайте «Извлечь в текущую папку» (Extract Here). А если там было несколько файлов (папок), нажимайте «Извлечь в какое-то название» (Extract to какое-то название).

Вот и все. После того, как Вы нажмете на нужный пункт, файлы или папки извлекутся, и архив можно будет удалить.

А теперь давайте узнаем, какая у Вас версия программы WinRaR – та, которая со временем перестанет работать, или же та, которая будет работать постоянно.

Для этого нам нужно открыть любой файл-архив. Когда он откроется, в этом окошке нажмите на надпись «Справка» или «Help» (вверху) и из списка выберите пункт «О программе» (About…).

На Вашем компьютере установлен бесплатный архиватор (о том, как это определить, было сказано чуть выше). Называется он 7 Zip. И сейчас мы научимся им пользоваться.

Нас интересует пункт 7 Zip. Наведите на него. Появится дополнительный список. В этом списке нас интересует только один пункт, в моем примере он называется «Добавить к “Папка.zip”» (Add to “Папка.zip”).

У Вас вместо «Папка.zip» будет другое название, но тоже с окончанием .zip

Теперь посмотрим, насколько уменьшился размер. Нажмите правую кнопку мышки на файле или на папке, которую Вы сжимали. Из списка выберите пункт «Свойства».

А теперь нажмите правой кнопкой по новому файлу-архиву и выберите пункт «Свойства».

Но так бывает не всегда. Например, если Вы будете таким образом сжимать фотографии, видео или музыку, размер может остаться прежним или измениться совсем незначительно. Для его уменьшения используются совсем другие программы.

А теперь научимся разархивировать, то есть доставать файлы и папки.

Вообще-то, можно этого и не делать. Попробуйте просто открыть архив. Внутри Вы увидите файлы и папки, которые были в него добавлены. И они совершенно спокойно открываются. Но все-таки это не очень удобно. Поэтому лучше вытаскивать информацию из архивов. Ведь в любой момент можно будет вернуть ее обратно, так, как мы это делали выше.

Закройте окошко и нажмите правой кнопкой мышки по этому файлу. В списке наведите на пункт «7 Zip». Появится дополнительный список. Нас интересуют два похожих пункта – «Распаковать здесь» (Extract Here) и «Распаковать в какое-то название» (Extract to какое-то название).

Если, когда Вы открывали архив, в середине окошка был один файл или одна папка, то нажимайте «Распаковать здесь» (Extract Here). А если там было несколько файлов (папок), то «Распаковать в какое-то название» (Extract to какое-то название).

Вот и все. После того, как Вы нажмете на нужный пункт, файлы или папки достанутся, и архив можно будет удалить.

Архивация  — это процесс изменения объема файлов (увеличение/уменьшение), без влияния на качественные показатели файла.Смысл архивации заключается в том, что файлы, папки размещаются в виртуальном архиве, сохраняясь там, в первоначальном виде.

Небольшой пример:

• на вашем рабочем столе есть книга
• книга хранится в информационном файле определенного размера, к примеру 2 Мб
• архивируя книгу, можно уменьшить объем файла до 150 Кб  с полным сохранением текста, качества чтения

Однако, не все файлы подлежат уменьшению. Видео, музыкальные, фотографические файлы уменьшить сложно. Такие файлы «утрамбовываются», точнее архивируются в один большой, упакованный файл.

• уменьшение размерных характеристик файлов с сохранением качества
• компактное расположение файлов в определенном виртуальном пространстве
• возможность сохранения в одном файле множества фото, видео, текста

Есть два варианта архивации:

• используя внутреннюю программу – архиватор ZIP  Windows (вариант №1)
• используя программы других разработчиков WinRAR и 7-ZIP (вариант №2)

Самым популярным является первый способ, так как, при пересылке ZIP – архива, все версии Windows смогут принять информацию в режиме умолчания. Минусом способа является маленькая степень «утрамбовки» файлов.Второй способ открывает возможность пересылки огромного числа, сжатых в архив, файлов.Ниже, рассмотрим вариант, архивирования с ZIP  Windows.

– это процесс сжатия файлов с целью уменьшения их размера без потери содержания или какого-либо ухудшения его качества.

Архивация производится путем упаковки файлов в специальные файлы-архивы. Для этого используются программы, называемые

или просто

Результатом архивации файла (или файлов) является создание

— специального файла-контейнера, который содержит в себе заархивированный файл (файлы) в сжатом состоянии.

Существует несколько десятков видов (форматов) архивов, отличающихся друг от друга алгоритмом упаковки и сжатия файлов. Каждый из них имеет свои особенности. Наиболее распространенными форматами архивов являются

. Какому формату отдать предпочтение – не столь важно. Каждый из них хорош. RAR и 7Z отличаются хорошей степенью сжатия, ZIP – легкостью распаковки. ZIP-архив можно создать или распаковать на любом компьютере даже без наличия программы-архиватора. Windows обладает необходимыми для этого «встроенными» средствами.

Архивы мало чем отличаются от остальных файлов. Их также можно копировать, перемещать, удалять, менять названия и т.д. На экране компьютера выглядят они также, как обычные файлы. Узнать, что файл является архивом, можно в первую очередь по его специфическому значку, а также по его расширению (

и т.д.). О том, что такое расширение файла,

За счет архивации файлов и папок достигается существенное уменьшение их

. Если хранить файлы в архивах, можно сэкономить свободное пространство на запоминающем устройстве (жестком диске, флешке или др.).

За счет меньших размеров заархивированные файлы значительно удобнее

, экономя, таким образом, интернет-трафик и сокращая время пересылки.

Кроме уменьшения размеров, архивация позволяет упаковывать большое число файлов в один «монолитный» архив. В некоторых случаях это важно. Например, при пересылке значительного количества файлов по

. Дело в том, что к письму нельзя прикрепить папку с файлами. Можно прикреплять лишь отдельные файлы. Если таких файлов будет несколько десятков или сотен, их прикрепление к письму окажется очень хлопотным делом. Значительно удобнее упаковать их в единый архив и переслать его.

Все зависит в первую очередь от типа архивируемых файлов.

Лучше всего при архивации сжимаются текстовые файлы. Их размеры могут уменьшиться в 10 и более раз.

Хуже всего дела обстоят с фотографиями, музыкой и видеофайлами. При архивации их размеры уменьшаются не значительно.

Главным недостатком архивации является то, что файл, находящийся в архиве, нельзя открыть и использовать сразу. Перед каждым доступом к такому файлу его необходимо предварительно извлечь из архива. Процесс извлечения, по большому счету, не сложный (см. ниже), но если архив большой, это может занять довольно много времени. Поэтому часто используемые файлы хранить в заархивированном виде не очень удобно.

Этот недостаток в значительной степени перечеркивает преимущества архивирования. В то же время, в случае хранения редко используемых файлов, а также пересылки файлов через Интернет, архивация полностью себя оправдывает.

Как уже было сказано, создавать и распаковывать архивы формата ZIP компьютер умеет без установки программ-архиваторов, используя «штатные» средства Windows. Для всех остальных форматов архивов понадобится программа-архиватор. Об этом читайте немного ниже.

Папка с файлами в ZIP. Создание. (вариант №1)

Схема:

• отметьте требуемый файл клавишей мыши
• просмотрите возникшее меню

• активизируйте строку «Отправка»
• в появившемся подразделе отметьте условие «Сжатая ZIP-папка»

• подождите несколько минут размещения папки в архиве с первоначальным наименованием
• просмотрите новую папку в той же директории, что и начальная папка

• используйте архивную информацию для отправки на Email, переноса на флеш – устройство, записи на диск

или просто

• щелкнуть по архивируемому файлу (папке) правой кнопкой мышки;

• в открывшемся контекстном меню навести

на пункт «Отправить». Откроется дополнительное подменю, в котором нужно выбрать пункт «СжатаяZIP-папка» (см. изображение). ZIP-архив появится рядом с файлом-оригиналом.

достаточно просто дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мышки.

Если Вам приходится лично постоянно сканировать (по сути создавать электронный документ), а затем отправляет его в адрес, то конечно Вам обязательно нужно знать маленькие хитрости. У любого сканера есть программа, которой Вы пользуйтесь, когда делаете скан.

И на этом этапе можно сделать раз и навсегда настройки  сканера таким образом, что готовое изображение будет оптимально сжато, читабельно, находиться в определенной папке, что позволит легко и быстро отправить  его по почте .

На устройствах различных фирм настройки параметров сканирования  производятся по разному но суть одна везде. Первое, на что обращаем внимание — это формат сохраняемого скана. Многие пользователи используют настройки по умолчанию — формат сохраняемого файла чаще всего JPG или TIFF.

Так как мы сканируем в основном  документы ,(а не фото) оптимальным форматом будет именно PDF. Далее, делаем настройки разрешения файла. Обычно производитель ставит «высокое» качество скана. Разрешение установлено более 300 dpi. Это много. Мы же для своих нужд  выставляем 100-120 DPI, не более.

Аналогично проставляем — формат сохраняемого файла,

его разрешение,  и папка, кудо сохранять.

Можно убедится, что «вес» файла уменьшается втрое — вдвое против первоначальных настроек. Проверьте!

Теперь,  самостоятельно подготавливая документы можно не заботится в дальнейшем  об их размере и не прибегать к помощи сторонних программ.

Программа Pdf24Creator  имеет свой онлайн — сервис и может быть использована для работы с файлами через интернет. Не совсем понимаю, зачем это сделано,  если функционал сжатия и так есть. Но, в качестве примера онлайн-сервиса нам вполне подойдет для обзора.

При нажатии на «Онлайн PDF инструменты» вы попадете в онлайн-версию программы Pdf24Creator. И аналогичным образом можно там сжать файлы точно так же как мы только что проделали. С той лишь разницей, что удобнее будет закидывать свои файлы в гугл или дроп бокс, или их прямо оттуда открывать.

Но как по мне — пользуюсь онлайн сервисами  для PDF (и им подобными крайне редко) —  обрабатываемые файлы там скорее всего сохраняются. А зачем мне это?

Ну и на последок — редкий случай когда все -таки так много документов ( качественных фото) требуется переслать, что их общий размер очень большой для почтового сообщения, например 100 мб. Что делать?

Архиватор графические форматы особо не сжимает. Но, в нашем случае он разобьет созданный архив на  отдельные части размером 5 МБ каждая. Вы увидите созданные архивы. И каждую эту часть Вы отдельным письмом  направляете в адрес.

Получатель должен сохранить все эти части обязательно в одну папку на компьютере. И затем открыть самую первую часть архива. И тогда весь архив он  спокойно прочитает, сможет извлечь оттуда все файлы. Процедура требует времени с той и другой стороны,  но периодически выручает до сих пор. Вот пожалуй, и всё. Пока!

Насколько уменьшается размер файлов при архивации

Другое дело, если Вы получаете от кого-то  уже готовые PDF документы большого размера на флешке (или  из облака) и  их надо сжимать. Тут не обойтись без сторонних программ.

Появилась удобная программа,  которая умеет создавать, читать, объединять, сжимать файлы  — Pdf24Creator.  В число её достоинств так же входит возможность конвертирования PDF в другие типы графических форматов,  подпись документа электронно-цифровой подписью (при наличии сертификата), возможность добавлять водяной знак, распознавание текста и многое другое.

Для быстрого сжатия  нажимаем «Сжать PDF файлы»…

Вручную меняем разрешение, качество, а так же к названию файла прибавляется дополнительное, чтобы отличать от оригинала. Можно и оптимизировать размер для интернета, поставив галочку.

Я изменил DPI и поставил оптимизацию под интернет. Нажимаем «сохранить». Изменение цветовой модели на черно-белую так же уменьшает размер в меньшую сторону.

Результат получился лучше, чем ожидалось. Оригинал весит 2 мб, а после сжатия его копия весит  675 кб — в три раза меньше оригинала! При этом я не менял цветовую модель; печати и подписи моего сжатого документа цветные.

Уменьшить можно еще больше. Но, тут сначала  надо просмотреть сжатый файл. Если при его чтении вас ничего не раздражает в нем,  — значит он читабелен и его можно отправлять адресату. Смотрите,  пробуйте различные варианты настроек разрешения и качества!

В меню «Файловые инструменты» можно отдельно оптимизировать файл для интернета или отдельно сжимать. И легко делать с PDF дополнительно  еще много разных штук.